مدارک لازم برای تشکیل پروندۀ نقل و انتقال و سند زدن خانه عبارتند از:
اصل و تصویر سند مالکیت
اصل و تصویر بنچاق
تصویر شناسنامه و کارت ملی فروشنده و خریدار
اصل و تصویر وکالت‌نامه
اصل و تصویر پایانکار و یا عدم خلافی شهرداری یا نامۀ بازدید شهرداری یا بخشداری (در مورد زمینهای دارای بنا و زمینهای بدون بنا)
صورت‌مجلس تفکیکی در مورد آپارتمان
اصل و تصویر حصر وراثت(در مورد سندهای ورثه‌ای)
اصل و تصویر فرم مالیات بر ارث(در مورد سند زدن خانه برای سندهای ورثه‌ای)
بنابراین اخذ پایانکار و مفاصا حساب شهرداری از مدارک لازم برای فروش ملک است.
برای گرفتن مفاصا حساب شهرداری، شهرداری لازم دارد مساحت دقیق ملک را بداند تا بر اساس آن عوارض را محاسبه کند. لذا مالک موظف به تهیه نقشه یو تی ام UTM وضع موجود ملک و تحویل آن به شهرداری است.
اطلاعات فنی نقشه یو تی ام UTM ملک شامل موقعیت دقیق ملک، ابعاد و مساحت دقیق ملک در سیستم مختصات یو تی ام UTM، سابقه ثبتی ملک از نظر جانمایی در زمانی که قطعه مادر (اصلی) به قطعات فرعی تفکیک شده اند، وضع موجود ملک از نظر ابعاد ، مساحت و عوارض اطراف مانند مجاورین، گذرها، تیر برق ها، تک درخت ها و غیره می باشد.
به همین دلیل است که شهرداری جهت اطمینان از صحت و دقت نقشه های یو تی ام، تهیه آن توسط نقشه بردار کارشناس رسمی را الزامی کرده اند و نقشه بدون مهر کارشناس رسمی از درجه اعتبار ساقط است و شهرداری به هیچ عنوان نقشه های قدیمی بی کیفیت و بدون مهر را قبول نمی کند.
نقشه یو تی ام استاندارد باید حتما توسط شخص کارشناس رسمی تهیه شود که در بازدید از ملک نکات فنی مهم رعایت شود و تکلیف ابهامات راجع به موقعیت دقیق گوشه های ملک، شکست های پیدا و پنهان ملک، دیوارهای مستقل و دیوارهای مشترک در محل روشن شود تا نقشه یو تی ام خروجی نقشه ای بی نقص از دید کارشناسی باشد. در غیر این صورت وقتی کارشناس شهرداری برای چک کردن نقشه از ملک بازدید می کند، اگر دقت و صحت نقشه مطابق استاندارهای فنی نباشد نقشه مورد تایید قرار نخواهد گرفت و کل پرونده تا تصحیح و تحویل نقشه یو تی ام و برطرف کردن ایرادها به حالت تعلیق درمی آید. لذا عاقلانه این است که در انتخاب نقشه بردار دقت کنید.
معمولا در مورد سندهای دفترچه ای قدیمی، ابعاد سندی با ابعاد وضع وجود تفاوت دارد که به دلیل وجود نداشتن دستگاههای دقیق نقشه برداری در زمان صدور سندهای قدیمی دفترچه ای امری بدیهی است. در واقع به همین دلیل است که تهیه نقشه یو تی ام UTM وضع موجود ملک که در آن طولها در هر چهار جهت و مساحت با دقت بالا درج و توسط نقشه بردار کارشناس رسمی ممهور شده است، الزامی است.
در صورتی که مساحت سندی با مساحت وضع موجود ملک اختلاف قابل توجهی داشته باشد، باید محل این اختلاف مساحت دقیقا در نقشه مشخص شود که از چه جهتی (شمالا شرقا جنوبا غرباجهت) و چه مقدار است. به این نوع نقشه در اصطلاح کارشناسان شهرداری، نقشه یو تی ام دو خطی گفته میشود.
خطوط مربوط به وضع موجود ملک با یک رنگ و خطوط مربوط به ابعاد سندی ملک با رنگی دیگر بر روی هم روی نقشه می افتند تا کارشناس تطابق یا عدم تطابق وضع موجود ملک با سند را ببیند. به همین دلیل به این نوع نقشه ها اصطلاحا " دو خطی " گفته می شود.
بنابراین واضح است که نقشه دو خطی یک مرحله کار بیشتر از صرفا نقشه وضع موجود ملک دارد که در واقع بررسی سند مالکیت ملک و پیاده کردن ابعاد آن روی نقشه است. سند ملک ممکن است سند قدیمی دفترچه ای باشد و یا سند تک برگی باشد.
اگر سند تک برگی باشد و ابعاد و مساحت مندرج در سند با طولها و مساحت واقعی وضع موجود ملک مطابقت داشته باشد، خطوط وضع موجو ملک بر روی خطوط وضعیت سندی ملک منطبق می شوند و مشکلی وجود ندارد.
اگر سند تک برگی باشد و ابعاد سندی با طولهای واقعی وضع موجود ملک منطبق و هم اندازه باشند اما مساحت مندرج در سند با مساحت واقعی وضع موجود ملک مغایرت داشته باشد، باید نقشه یو تی ام UTM تهیه شده از ملک به اضافه سند تک برگی به اداره ثبت مربوطه جهت تصحیح سند ارائه و تشکیل پرونده شود.
اگر سند تک برگی باشد و هم ابعاد سندی با طولهای واقعی زمین مغایر باشند و هم بالطبع مساحت واقعی وضع موجود ملک با مساحت سندی فرق داشته باشد، ملک مشمول پروسه تصحیح سند می شود اما تصحیح سند در این مورد به سادگی تصحیح سند در حالت قبلی نیست. روال و پیچیدگی کار بستگی به موارد زیادی دارد که مثلا آیا مساحت واقعی وضع موجود کوچکتر از مساحت سندی است یا بزرگتر؟ آیا بر ملک (طولی از ملک که با خیابان اصلی همجوار است) از بر سندی بزرگتر است یا کوچکتر؟ آیا این اضافه مساحت از تجاوز به ملک مجاور شرقی ناشی شده است یا همسایه غربی؟ کسر مساحت به دلیل تجاوز کدامیک از ملک های مجاور و هر یک به چه میزان است؟ و غیره
اما اگر سند از نوع سند دفترچه ای قدیمی باشد که تاکنون سند تک برگی برایش صادر نشده است، باید تایید شود که اولا ملک در موقعیت درست واقع شده است (عملیات جانمایی پلاک ثبتی) و همچنین ابعاد و مساحت وضع موجود ملک به صورت ذاتی بوده است و نه حاصل از جابجایی ملک یا تجاوز به ملکهای مجاور (نقشه برداری وضع موجود ملک و مجاورین آن).
در هر صورت انجام عملیات نقشه برداری وضع موجود ملک، بررسی سند ملک، گواهی وضعیت ملک و تصمیم گیری در مورد ملک با توجه به شرایط ملک، تنها در حیطه تخصص و صلاحیت نقشه بردار کارشناس رسمی امور ثبتی است.
